PERENCANAAN

PERENCANAAN

Pengertian Perencanaan

1. Usaha yg dilakukan secara sadar dan terus menerus serta diorganisir utk memilih yg terbaik dari berbagai alternatif yg ada bagi pencapaian tujuan tertentu. (M. Suparto)
2. Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yg akan dikerjakan di masa yg akan datang dlm rangka pencapaian tujuan yg telah ditentukan. (Sondang P. Siagian, Filasafat Administrasi)
3. Suatu proses yg menetapkan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yg hrs dilaksanakan, prosedur dan metode pelaksanaan utk mencapai tujuan organisasi atau bagian dari organisasi selama periode waktu tertentu. (Komarudin, Ensiklopedia Manajemen)
4. Penentuan terlebih dahulu apa yg akan dikerjakan. (Newman)
5. Penetuan serangkaian tindakan utk mencapai suatu hasil yg diinginkan. (Louis A. Allen)

            Kesimpulan: Perencanaan adalah suatu kegiatan dalam organisasi, dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.

Ciri-ciri Perencanaan

1. Melihat jauh ke depan (bersangkutan dengan masa depan, termasuk jangka waktunya)
2. Adanya tujuan yg ditetapkan sebelumnya dan program kerja
3. Penentuan cara-cara pencapaian dengan penetapan:
1. Kebijaksanaan
2. Strategi
3. Peraturan
4. Standar
5. Organisasi
6. Prosedur
7. dll
4. Adanya perhitungan  :
1. Penggunaan sumber-sumber dana
2. Penggunaan sumber-sumber daya
3. Penggunaan waktu sesuai dengan ketupat (keadaan, waktu dan tempat)
4. Usaha-usaha untuk mengatasi masalah-masalah yg dihadapi

Rencana yang Baik

1. Jelas dan dapat dimengerti dan dapat menjawab pertanyaan 5 W + 1 H (what, wich/who, why, when, where, dan how)
2. Pragmatis, yaitu disertai perhitungan-perhitungan yg konkrit  berdasarkan asumsi yg logis.
3. Operasional, dapat dilaksanakan dengan kemampuan yg ada, tdk berdasarkan kemauan
4. Ambisius tetapi tetap realistis
5. Kontinuitas, yaitu berlangsungnya melalui pentahapan waktu secara konsisten
6. Fleksibel, dlm arti sewaktuwaktu dpt sisesuaikan dengan sikon yg berubah dari asumsi semula, tetapi tanpa mengurangi sasaran dan tujuan yg telah ditetapkan
7. Ada skala prioritas, mana yg lebih dahulu, diutamakan

Manfaat Rencana

1. Alat efisiensi dan alat mengurangi biaya (a cost reducing tool)
2. Alat pengarahan kegiatan kpd pencapaian tujuan
3. Alat membentuk masa datang dengan mengusahakan supaya ketidakpastian dapat dibatasi seminimal mungkin
4. Alat untuk memilih alternatif cara terbaik atau kombinasi alternatif cara yg terbaik
5. Alat penentuan skala prioritas dan pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan
6. Alat pengukur/standar utk pengawasan dan penilaian (control and evaluating)

Proses Perencanaan

Menurut Sondang P. Siagian, bisa dilihat dari 3 dimensi:

1. Mengetahui sifat-sifat dan ciri-ciri suatu rencana yg baik
2. Memandang proses perencanaan sebagai rangkaian perencanaan yg harus dijawab dengan memuaskan
3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yg harus dipecahkan secara ilmiah.

Proses Penyusunan Perencanaan

1. Merumuskan Misi dan Tujuan.

            Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran – sasaran, kebijakan – kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2. Memahami Keadaan Saat ini

            Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan

            Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4. Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan

Tujuan dapat dicapai dengan beberapa cara, diantaranya adalah :

1. Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan dan tindakan-tindakan yang mungkin dapat dipilih.
2. Menilai dan membandingkan untung rugi setiap alternatif kegiatan kebijakan.
3. Memilih dan menetapkan suatu alternatif yang paling cocok dan baik diantara alternatif-alternatif lain.

Faktor Perencanaan

Untuk menyusun rencana yg baik diperlukan beberapa faktor sbb.:

1. Disusun oleh tenaga ahli, yg mengetahui teknik2 perencanaan
2. Dibuat oleh org yg mendalami organisasi, mengetahui tujuan yg hendak dicapai
3. Didukung data dan informasi, yaitu ide-ide yg relevan

Siapa yg Membuat Rencana

1. Panitia Perencana
2. Bagian Perencanaan
3. Tenaga staf

“Those who fail to plan, plan to fail”

(Siapa yang gagal dalam membuat rencana, berarti ia sedang merencanakan kegagalan)

Strategic Planning dan Taktik Operasional

—  Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).

—  Perencanaan Strategis adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )

—  Perencanaan strategis adalah proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program jangka panjang selama beberapa tahun ke depan.

—  Hasil dari proses perencanaan strategi berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahun yang akan datang.

Taktik Operasional

—  Taktik adalah cara pencapaian tujuan dalam tingkat operasional pelaksanaan yang mempunyai rentang waktu yang relatif pendek.

—  Untuk memudahkan pengertian antara strategi dan taktik, kita bisa menggunakan kata tanya “apa” dan “bagaimana”.

—  Jika kita akan memutuskan “apa” yang seharusnya kita lakukan maka kita akan memutuskan suatu strategi.  Jika kita akan memutuskan “bagaimana” untuk mengerjakan sesuatu maka itulah yang dinamakan taktik.  

—  Menurut Drucker, strategi adalah mengerjakan sesuatu yang benar (doing the right things) dan taktik adalah mengerjakan sesuatu dengan benar (doing the things right).

—  Menurut Karl Van Clausewits, strategi merupakan suatu seni menggunakan pertempuran untuk memenangkan suatu perang, sedangkan taktik adalah seni menggunakan tentara dalam sebuah pertempuran.

—  Dapat disimpulkan bahwa taktik merupakan penjabaran operasional jangka pendek dari strategi agar strategi tersebut dapat diterapkan.

Menurut Fitri Lukiastuti Kurniawan dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Strategik dalam Organisasi”  perbedaan istilah stratregi dan taktik adalah :

—  Dari sudut pandang tingkat perilaku, strategi dikembangkan pada manajemen tingkat puncak dan berhubungan dengan pengambilan keputusan dalam level puncak, sedangkan taktik dirumuskan pada tingkat manajemen yang lebih rendah.

—  Berdasarkan tingkat keteraturannya, perumusan strategi  adalah berkesinambungan namun tidak teratur karena harus menyesuaikan dengan dinamika yang terjadi. Sementara. Taktik ditentukan atas dasar siklus periodik dengan jangka waktu relatif tetap, seperti hanya anggaraan tahunan.

—  Atas dasar jumlaha alternatif kemungkinan, strategi mempunyai lebih banyak pilihan daripada taktik.

—  Dari sisi rentang waktu, strategi lebih mengarah kepada jangka panjang, sedangkan taktik lebih mengacu pada hasil dalam jangka pendek.

—  Mengingat bahwa taktik diterapkan pada tingkatan hirarki yang lebih rendah, maka taktik cenderung lebih rinci tergambar.